Vårdfaktura

För att beställa behörighet till Vårdfaktura behövs tre delar:

1. Beställning ska göras av behörig beställare.
2. Ange för vilken verksamhet behörigheten ska gälla.
3. Ange vilken roll som önskas.

Detta är en behörig beställare:

• Verksamhetschef enligt Ek.
• Den person som angivits som "referens" eller "behörig beställare" i Vårdfaktura.

Uppgifter som talar om vilken verksamheten är:

• Vårdgivarnummer (fakturautställare).

När du loggar in och väljer "attribut" ser du vårdgivarnumret, Du ser även vårdgivarnumret uppe till höger i Vårdfaktura när du är inloggad. Vårdgivarnumret är en femsiffrig kod inom parantes som har denna struktur:

Vårdgivare: Min vårdenhet (12345).

• Om vårdgivarnummer inte finns går det bra att ange en kombikakod.
• Om du tillhör HSF, ange det.

Ange vilken roll som ska beställas

Det finns specialroller som inte finns med i denna lista.

Om du är Vårdgivare:

• Roll VG-admin. Har behörighet att skicka sin enhets fakturaunderlag samt administrera fakturainformationen.
• Roll VG-läs. Har behörighet att titta på sin enhets fakturaunderlag och fakturainformation samt lägga in LMA-nummer.
• Roll VG-AF. Har endast behörighet att komma åt Avstämningsfunktionen i Vårdfaktura.

Om du tillhör HSF:

• Roll FM. Har behörighet att titta på fakturor, fakturainformation samt inställningar i systemet.
• Roll AH. Har behörighet att titta på fakturor, fakturainformation samt inställningar i systemet. Kan välja att filtrera på avtal de är ansvariga för.

För att kunna skicka fakturor i Vårdfaktura måste du fylla i obligatoriska uppgifter.

Så här hittar du till sidan där uppgifterna läggs in:

1. Logga in i Vårdfaktura.
2. Tryck på ”Vårdgivare” i menyn till vänster.
3. Tryck på länken ”Enhetens namn (00000)” (blå text).
4. Fyll i uppgifter i de fält som har röd markering (det är tvingande fält).
5. Spara.

När det gäller fakturanummerserie finns det tre alternativ att välja mellan:

1. Endast fakturanummerserie. Kan innehålla upp till 15 siffror.
2. Prefix och fakturanummerserie. Prefixet kan innehålla 10 tecken och bildar tillsammans med fakturanummerserien själva fakturanumret.
3. OCR-nr. Max 25 tecken. Ersätter prefix och fakturanummerserie och anges direkt på fakturan vid godkännandet.

En faktanummerserie är en obligatorisk uppgift som måste anges för att kunna skicka en faktura. Ibland kan den fakturanummerserie som angivits ta slut, vilket resulterar i att en faktura inte går att skicka. Lösningen är då att lägga in en ny fakturanummerserie.

Så här ändrar du fakturanummerserie i Vårdfaktura:

1. Logga in i Vårdfaktura.
2. Tryck på ”Vårdgivare” i menyn till vänster.
3. Tryck på länken ”Enhetens namn (00000)” (blå text).
4. Ändra Fakturanummerserie.
5. Spara.

Det är obligatorisk att fylla i organisationsnummer. Om en vårdgivare byter bolagsform eller genomför ett ägarbyte men fortsätter att använda vårdgivaren/fakturautställaren i Vårdfaktura kan organisationsnumret behöva ändras. Bra att veta är att det organisationsnummer som angavs när fakturan skickades är det nummer som hamnar på fakturan. Har du en faktura för gamla avtalet och nya avtalet samtidigt, behöver du därför vara noga med när du ska använda de olika numren i Vårdfaktura.

Så här ändrar du organisationsnummer i Vårdfaktura:

1. Logga in i Vårdfaktura.
2. Tryck på ”Vårdgivare” i menyn till vänster.
3. Tryck på länken ”Enhetens namn (00000)” (blå text).
4. Ändra organisationsnummer.
5. Spara.

Hälso- och sjukvårdsförvaltningen kan lägga in förslag tillägg på faktura. Dessa förslag från förvaltningen måsta du säga ja eller nej till för att kunna skicka din faktura. Har du inte tagit ställning till ett förslag kommer knappen att skicka fakturan inte finnas. Det kommer även finnas ett meddelande på fakturans flik "sammanställning" om att förslag tillägg finns och behöver hanteras av användare.

Förslag tillägg syns under fliken ”tillägg”, där du även säger ja/nej.

Ett beslut om ja eller nej går ej att ändra.

Ja, det är möjligt att skapa en faktura på bara ett tillägg även om faktura är skickad.

Så här gör du för att skapa en faktura på ett tillägg om du redan skickat fakturan.

1. Logga in i Vårdfaktura.
2. Tryck på ”Fast tillägg” i menyn.
3. Tryck på knappen ”lägg till” nere till vänster.
4. Fyll i uppgifter och spara (Välj rätt period).
5. Tryck ”ok” på meddelande om att tillägget genast kommer skapas.
6. Tryck på ”översikt” i menyn.
7. Tryck på den nya fakturarad som skapats, det vill säga tillägget. Raden ska ha status ”förslag”.
8. Välj att skicka fakturan precis som vanligt och då är det klart. Finns inte knappen ”skicka” kan det vara så att fil måste bifogas och då fortsätter vi på nästa punkt.
9. Tryck på fliken ”Tillägg”.
10. Tryck på knappen ”lägg till”.
11. Välj samma tillägg som du nyss skapade.
12. Fyll i belopp.
13. Bifoga fil.
14. Tryck på ”spara”.
15. Ta bort tillägg som ej har bifogad fil genom att trycka på soptunna.
16. Tryck på fliken sammanställning.
17. Tryck på ”skicka faktura”.
18. Tryck ”ok” och du är klar. Faktura på tillägg är nu skickad.

Ja, det går att bifoga dokument på faktura även om status är skickad:

1. Logga in i Vårdfaktura.
2. Gå in på faktura.
3. Tryck på flik ”tillägg”.
4. Tryck på knapp ”lägg till”.
5. Välj ett uppdrag i rullistan.
6. Bifoga fil.
7. Spara.

Om du på en asylfaktura har ett reservnummer som måsta kopplas till ett LMA, men LMA saknas, kan du inte skicka fakturan i fråga. Innehåller underlaget på fakturan fler än ett vårdtillfälle men bara ett LMA saknas kommer inte fakturan kunna skickas. Om detta sker behöver du kontakta asylenheten på hälso- och sjukvårdsförvaltningen för att hitta en lösning på problemet.

När du loggar in i Vårdfaktura gör du det på en ”vårdgivare”. Bakom namnet på vårdgivaren syns ett nummer på fem tecken inom en parentes. Detta nummer kallas fakturautställarnummer/vårdgivarnummer.

Exempel på format: ”Husläkaren i Stockholm (00000)”

I Vårdfaktura kan du bara se en översikt av vad det är för underlag på fakturan, till exempel antal produkter och vad ersättningen är per styck.

För att se vilka vårdhändelser som döljer sig bakom dessa produkter behöver du gå in i systemet HEJ och titta på periodens fakturaunderlag. I HEJ kan du se precis vilka händelsers underlag som är med på respektive fakturaunderlag i Vårdfaktura.

Systemet HEJ

I Avstämningsfunktionen kan du se alla inrapporterade vårdhändelser under en vald tidsperiod.

I HEJ kan du ta fram underlag uppdelade på period för de händelser du rapporterat in till regionen.

I Vårdfaktura ser du en faktura baserad på underlaget från HEJ.

Rapporten som du tar ut från Avstämningsfunktionen är inte samma sak som det underlag du kan se på ett underlag i HEJ och Vårdfaktura. Underlag i HEJ och Vårdfaktura innehåller de händelser du rapporterat in under perioden, de ska även var rätt rapporterade. Underlag för en period i HEJ och Vårdfaktura kan även innehålla rättade händelser från tidigare perioder, samt händelser genomförda tidigare perioder som har rapporterats in sent.

Information som behövs vid frågor om vårdhändelser (saknas ersättning/produkt):

1. Exempel på händelsenummer för vårdhändelser där problemet uppstår. Händelsenummer finns i rapporter från Avstämningsfunktionen.
2. Ersättningskod (produktkod) du avser registrera och få ersättning för i respektive vårdhändelser. Koderna finns i rapporteringsanvisningarna.